Què fer per evitar problemes amb les contrasenyes de xarxes socials quan canvia el gestor de comunicació?
A moltes entitats, associacions o administracions públiques, les xarxes socials estan gestionades per una única persona: una treballadora interna, una voluntària o un/a tècnic/a de comunicació.
El problema ve quan aquesta persona deixa de formar part de l’equip… i ningú no sap com accedir als perfils.
Ni la contrasenya, ni el correu associat, ni res.
I aquí comencen els mals de cap.
El problema habitual
En el moment del traspàs de funcions, sovint es pensa a lliurar claus de locals, documents o informes… però ningú no pensa en les contrasenyes de xarxes socials.
Les conseqüències poden ser greus:
- Bloqueig d’accés als comptes d’Instagram, Facebook o X
- Pèrdua d’informació, missatges o estadístiques
- Dependència d’una persona que ja no hi és
- Impossibilitat de recuperar el compte si no s’ha configurat correctament
- Desconnexió digital que afecta la imatge i la continuïtat comunicativa de l’entitat
🛠️ Què fer per evitar-ho? 5 accions imprescindibles
1. Centralitzar l’accés a un gestor de contrasenyes
Utilitzar eines com LastPass, 1Password, Bitwarden o Google Password Manager permet compartir de forma segura les contrasenyes amb diferents membres de l’equip sense haver-les de memoritzar o escriure en documents.
2. Crear un correu electrònic genèric de comunicació
Evita associar els comptes a correus personals. Utilitza un correu com comunicacio@nomentitat.org per tenir el control institucional dels accessos.
3. Tenir un full de control d’accés
Totes les entitats haurien de tenir un document intern actualitzat amb:
- Els canals oberts (Instagram, Facebook, etc.)
- Els correus associats
- Els telèfons de recuperació
- El gestor de contrasenyes utilitzat
4. Establir un protocol de traspàs
Quan una persona deixa de gestionar les xarxes, hauria de deixar constància de:
- La darrera contrasenya activa (si no es fa servir gestor)
- L’estat dels canals
- Els calendaris o publicacions programades
5. Fer una revisió anual de la gestió digital
Un cop l’any, revisau qui té accés, què s’està utilitzant i si tot està sota control. Fer neteja digital també forma part de cuidar la comunicació.
✅ Solució: gestió professional i digital segura
Una entitat amb una comunicació digital sòlida no només publica continguts: sap qui té les claus, com s’hi accedeix i com es fa el relleu quan cal.
Implementar una gestió ordenada de contrasenyes és una inversió de temps que evita problemes greus i protegeix la identitat digital de l’entitat.
📬 Si necessites ajuda per posar ordre a la gestió digital de la teva entitat, t’acompanyo a crear un sistema clar, segur i adaptat a la vostra realitat. La comunicació també comença per tenir les claus ben guardades.